【第62回 業務を効率化させるための仕組み作り】
投稿日：
加藤です。
いつもの話ですが、
計画達成に向けた
プロセスを把握していく。
この
作業は兎に角、地味なんですけど、
大切だと考えています。
何のビジネスでもそうでしょうが、
担当者さんたちは、
つい目の前の業務に追われます。
だから、本来やるべきことや
優先度の高い業務を
後回しにになってしまう。
サービス導入、役務提供から、
納入後のフォロー
集客の仕組みから、セールス
提案書作成など
まぁー多岐にわたります。
なので、
仕方ないといえば仕方ないですが・・・
管理する側はついつい、タスク管理上、
相手を攻めたり、
会議で声が大きくなりがちです。
だからこそ、やるべき業務のプロセスを
確実に進めるためには、
仕組みが必要です。
もっといえば、
業務が進まない・つい悩んでしまう
時間をできるだけ減らしたいわけです。
別の言い方をすれば、
業務の手が止まる時間を
減らしたいという感じです。
特に、
集客やライティング、提案書作成など
通常業務とは離れた業務の際に、
手が止まらないようにしておくことは、
僕は理想だとおもうわけです。
で、そのその為にはどうすべきか？？
答えは人それぞれですが、
僕は、そのプロセス自体を
「細分化」しておくべきと考えています。
例えば、今日は提案書作成という
タスクを予定していたとします。
でもいきなり提案書を書き出せる人
はいいですけど、僕はいきなり作成って
できないタイプなんです。
なので、
提案書作成というプロセス自体を
もっと細分化すると、
①提案書作成の
「目的」を洗い出す。
②この提案書を読んでもらいたい
相手は「誰」なのか
を洗い出す。
③その相手の背後にいる
「キーマン」が誰なのか？を
洗い出す。
④その相手やキーマンが抱える
顕在的で、「機能的な悩み」を
整理する。
⑤その相手やキーマンが抱える
顕在的で、「感情的な悩み」を
整理する。
更に、
⑥その相手やキーマンが抱える
潜在的で、「機能的な悩み」を
整理・予測する。
更に、
⑦その相手やキーマンが抱える
潜在的で、「感情的な悩み」を
整理・予測する。
⑧自分自身が提供できる、
機能的価値
感情的価値
を整理しておく。
⑨相手の悩みと提供できる
価値から生まれる効果を
言語化する。
⑩その際、視覚で訴えられる
図表を用意する。
⑪プロフィールが魅力的になるように、
整理し直す。
⑫相手が理解できるように、
提案書上では、3ステップに
分類する。
⑬その際の図表を用意する。
と提案書作成という
タスクだけでも、作成に必要な
プロセスを細分化できます。
これを面倒と思う方もいますけど、
ここまでしっかり用意することで、
得られるメリットは、
・提案書の中身を誰が読んでも腑に落ちる
・誰かが反対する理由がない
・自分自身の理解度も深まる
・相手に伝わる
に加えて、何をやれば、いいのか
プロセスが明確になるので、
次回以降は
プロセスをこなしていくだけという。
状況を作れるわけです。
管理者さんからすれば、
この細分化されたプロセスを
チェックするだけです。
担当者さんによっては、
どこで止まっているのかが
直ぐにわかりますので、
サポートもしやすくなるのです。
これはまさに、
あなたのビジネスの
経営効率が最大化されたことになりますよね？
僕自身もこうやって、プロセスを細分化して
業務を進めています。
あなたの場合はどうですか？
今回はここまでです！
どなたかのお役に立てれば幸いです。
投稿者：加藤 寛之
